مهم‌ترین مفروضات در شناخت روش
یک سازمان می‌تواند از طریق شناسایی روش‌های به کار رفته در استراتژی دانش، اطلاعات پایه خود شناسایی کرده و به دنبال آن زیرساخت‌های خود را به گونه‌ای طراحی کند تا کنترل بیشتری بر اطلاعات پایه‌ی خود داشته باشد. درحقیقت زیرساخت‌های سازمانی، پایه و اساسی برای ابعاد فنی، فرهنگی، مدیریتی، سازمانی و حمایتی مدیریت علم و دانش است.
شناخت علم از طریق یک شرکت یا ابعاد دقیق یک فرآیند تجاری
دانش سازمانی باید حتما در سطح شرکت مدیریت شود. دانش سازمانی یعنی تجربیات یا آموخته‌های اعضای سازمان از وظایف شغلی‌شان. یک سازمان باید از طریق شناخت ابعاد مختلف شرکت و جزئیات فرآیندهای تجاری، دانش سازمانی خود را افزایش دهد. از طریق آنالیزِ سیستمِ کاریِ یک شرکت می‌توان گستره‌‌ی آن را افزایش داد. براساس پژوهش نورتون و کاپلان، بدیهی است که یک شرکت باید از بُعدی متوازن عملکرد خود را ارزیابی کند. فعالیت سازمانی متعادل، نه می‌تواند چهارچوبی برای ارزیابی فعالیت سازمانی ایجاد کند و نه استراتژی‌های شرکتی و ارتباط آن‌ها با فعالیت‌های تجاری را ایجاد کند.
بنابراین، آگاهی نسبت به پیشرفتِ مهم‌ترین نشانه‌هایِ کاری تعریف شده در یک سیستم سازمانی، درحقیقت واکنشی نسبت به استراتژی‌ها و اهداف شرکت است.
مدیریت دانش یعنی پرورش افرادی با وظایف علمی (مخصوص). به جهت شناخت دانش سازمانی و فرمول بندی استراتژی‌های مدیریت دانش باید حتما فرآیند آنالیز را انجام داد. این فرآیند یک سازمان را قادر می‌سازد تا دانش به کار رفته در سیاست گذاری و چگونگی رفع مشکلات یک فرآیند تجاری را شناسایی کند.
طبقه بندی علوم سازمانی از ابعاد مختلف
طبقه بندی یک علم به معنی شکل دادن به ساختار آن است، درست همانند ساختار اطلاعاتی در برنامه ریزی سیستم‌های اطلاعاتی. ممکن است در طی تنظیم یک علم، همزمان اطلاعات جدیدی به دست آید که خود این اطلاعات، علم جدیدی را پایه ریزی کنند، شاید بسیاری از علوم قبلی نیز به همین طریق ایجاد شده‌اند. زیرا برای ایجاد علوم (سازمانی) جدید، نیاز به بحث و گفتگو با کارمندان یک شرکت است. بدین منظور باید دید علم از چه بُعدی طبقه بندی شده است.
ساختار ظاهری و محتوای علم، وابستگی شدیدی به بُعد انتخاب شده دارد، جنبه‌های مختلف اطلاعات سبب می‌شود تا مجموعه کاملی از دانش سازمانی را در برنامه ریزی راهبردی دانش شناسایی کنیم. مثلا اگر علم فقط از منظر چگونگی ایجاد شدنش دسته بندی شود (تجربی یا تحلیلی) آنگاه بررسی دقیق جنبه‌های پنهان و آشکار و فنی آن، کار بسیار مشکلی خواهد بود. بنابراین، بهتر است به منظور طبقه بندی علم جنبه‌های مختلف آن با هم ادغام شوند، مثلا چگونگی ایجاد شدن یک علم با شناخت شناسی آن با هم ادغام شوند.
شناخت ابعاد قابل شناسایی یک سازمان
اهداف مدیریت دانش از طریق هماهنگی رویکردهای مختلفی همانند: ایجاد زیرساخت‌های تکنیکی همانند اینترنت و اینترانت، سیستم‌های مدیریت دانش، منابع دانش، ویدئو کنفرانس‌ها، موتورهای هوشمند جستجو و ایجاد و بازسازی یک سازمان اطلاعاتی، ایجاد فرهنگ علم دوستی، ایجاد فرآیندهای مدیریت دانش، سنجش یا اعمال نفوذ سرمایه‌های فکری، اجرای سیاست‌ها یا برنامه‌های مرتبط، قابل دستیابی است.
مدیریت دانش در ۴ محور وجود دارد: خود علم (اطلاعات)، مدیریت آن، ساختار سازمان و تکنولوژی اطلاعاتی. این‌ها ۴ موضوع مهم مدیریتی هستند که باید در مدیریت دانش کنترل شوند. اهمیت این موضوعات بسته به نیازها یا موقعیت‌های ویژه‌ی سازمان خواهد بود.
تمرکز روی علوم پایه در تجارت
اجرای مدیریت دانش به دو دلیل چالش برانگیز است: ۱ـ مدیریت، فرآیند پیچیده‌ای است که نیاز به میزان قابل توجهی از منابع سازمانی دارد ۲ـ بسیاری از سازمان‌ها تجربه کمی از مدیریت دانش دارند. یک سازمان برای کاهش آسیب پذیری خود باید با پایه‌ی علمی قدرتمندی شروع کند به طوری که دانش و تجربیات آن به آسانی از یک قسمت به قسمت دیگر انتقال یابد. بعد از اجرای موفق مدیریت دانش در بخش اصلی یک سازمان، این مدیریت باید کم کم در تمامی سازمان به مرحله اجرا درآید. این مورد به سازمان کمک می‌کند تا ریسک شکست را کاهش داده و احتمال موفقیت را افزایش بدهد. آخرین و مهم‌ترین هدف مدیریت دانش، بهبود فرآیندهای کاری و عملکرد شرکت است.
جهت دستیابی به این اهداف باید روش‌های برنامه ریزی راهبردی دانش را از منظر عملکرد شرکت و فرآیندهای آن شناسایی کنیم (از این بعد به جای عبارت برنامه ریزی راهبردی دانش عملکردی و فرآیند محور از عبارت P2-KSP استفاده می‌کنیم که مخفف همین عبارت می‌باشد).
شناسایی روش‌های P2-KSP از ۵ فاز تشکیل شده است: آنالیز محیط تجاری، آنالیز نیازهای دانش، ایجاد استراتژی مدیریت دانش، طراحی ساختار مدیریت دانش و برنامه ریزی اجرای مدیریت دانش. ساختار مدیریت دانش مهم‌ترین نتیجه شناسایی روش‌ها می‌باشد که متشکل از علم، فرآیند، سازمان و ساختارهای تکنولوژی اطلاعاتی می‌باشد.
فازهای شناسایی روش‌های P2-KSP
آنالیز محیط کاری
فاز اول متشکل از آنالیز محیط کاری است. در این فاز دو هدف اصلی دنبال می‌شود: اول، کسب موقعیت کنونی یک سازمان از طریق آنالیز محیط های داخلی و خارجی کاری، دوم، جمع آوری داده‌ها یا اطلاعاتی برای آماده سازی فازهایی موفق. در طی این فاز قدرت، ضعف، یا فرصت‌های یک سازمان از جنبه‌های داخلی و خارجی تشخیص داده می‌شود. بنابراین، روش‌های اساسی در این زمینه از مدیریت دانش، می‌تواند راهنمای مناسبی را ایجاد کند، به خصوص زمانی که مدیریت دانش به تازگی در سطح سازمان به مرحله اجرا درآمده است.
آنالیز ملزومات دانش
آنالیز ملزومات دانش مهم‌ترین کار در برنامه ریزی راهبردی دانش است، زیرا با استفاده از نتایج آن می‌توان راه‌ها و جزئیات مدیریت دانش سازمان را تعیین کرد. در این فاز انواع مختلف دانش پتانسیل راهبردی بعد از مدیریت شدن، مورد آزمون قرار گرفته و شناسایی می‌شوند. یک سازمان برای شناسایی انواع مختلف دانش، باید معیارهای مختلفی را که توسط دانش طبقه بندی شده‌اند، انتخاب کند. روش شناسی P2-KSP، از طریق آنالیز سیستم‌های کاری سازمانی و آنالیز فرآیندهای کاری، دانش را به طور همزمان شناسایی و طبقه بندی می‌کند. در ابتدا مدیر برنامه‌ها مقادیر مختلف یا نشانه‌های سیستم کاری سازمانی را بررسی می‌کند. سپس، آیتم‌های دانش مطابق با هر مقدار یا نشانه شناسایی می‌شود. آیتم دانش یعنی مجموعه‌ای از دانش‌های مختلف که برای بهبود عملکرد لازم هستند. مقادیر عملکرد باید به قدری جامع باشد که تمامی اشکال عملکرد سازمان را پوشش دهد. امتیازات یا مشتقات آن‌ها منبع مناسبی از این مقادیر عملکرد محسوب می‌شوند. دانش مربوط به فرآیندهای کاری یا وظایف فردی از طریق تجزیه فرآیندهای کاری شناخته می‌شوند.
بسیاری از فعالیت‌های قانون گذاری از طریق آنالیز فرآیندهای کاری ابتدایی و در طی فرآیند مربوطه و ضوابط مرتباط با آن، شناسایی می‌شوند. مطابق با آنالیز مربوطه، تمامی آیتم‌های دانش که در پروسه قانون گذاری مورد نیاز هستند، شناسایی و تعیین خواهند شد.
فرآیندهای کاری، مهم‌ترین فاکتورهای سنجش عملکرد هستند. بعد از شناسایی ملزومات دانش باید کیفیت مدیریت ارزیابی شود. هدف از سنجش میزان توانایی مدیریت دانش، ارزیابی وضعیت کنونی مدیریت دانش و بررسی توانایی کنونی سرمایه‌های علمی است. نتایج ارزیابی غالبا شامل کیفیت و کیفیت تمامی آیتم‌های دانش، بلوغ فرهنگ سازمانی، سطح مدیریت یا پشتیبانی IT و … می‌باشد.
ایجاد راهبرد مدیریت دانش
در این فاز، براساس خروجی دو فاز قبلی، راهبردها و اهداف بلند مدت مدیریت بلند مدت دانش تنظیم می‌شود. اهداف بلند مدت مدیریت دانش، شکل نهایی پژوهش‌های اولیه مدیریت دانش را ترسیم خواهد کرد. با استفاده از مدیریت دانش می‌توان تعیین کرد که چه فاکتورهایی و با چه روش‌هایی باید در مدیریت دانش اجرا شوند. با استفاده راهبردهای مختلف می‌توان در ابتدای اجرای مدیریت دانش اولیه فاکتورهای مهم و ضروری را تعیین کرد. این راهبرها نه تنها ثابت می‌کند که در ابتدا باید به هدف بلند مدت دست یافت و بلکه به دنبال فراهم کننده‌هایی است تا به این اهداف دست یابد.
جرئیات شامل راهبردهایی جهت آشنایی اعضای سازمان با دانش، مدیریت فرآیندهای مرتبط، طراحی سازمان دانش محور، تأمین راهبردهای اطلاعاتی لازم، یا گسترش مدیریت ابتدایی دانش در تمامی سطوح سازمان.
طراحی ساختار مدیریت دانش
مهم‌ترین ثمره برنامه ریزی راهبردی دانش، ایجاد “ساختار مدیریت دانش” است. ساختارِ مدیریتِ دانشِ روش شناسی P2-KSP در برنامه‌ی کاریِ اجرایِ مدیریتِ دانش نقش بسیار مهمی را به عهده دارد.
ساختار مدیریت دانش ادغام کننده چهار ساختار مختلف است:
۱-“ساختار مدیریتی” که نقشه‌های علمی و تخصصی را ادغام می‌کند؛
۲-“ساختار فرآیند مدیریت دانش” که فعالیت‌های مدیریت دانش و ارتباط آن‌ها را تعیین می‌کند؛
۳-“ساختار سازمان” که ساختار یک سازمان را برای اجرای یکپارچه فرآیندهای مدیریت دانش آماده می‌کند؛
۴-“ساختار تکنولوژی اطلاعات” که تکنولوژی اطلاعات یا ابزارهای حامی مدیریت دانش را با هم ادغام می‌کند.
ساختار دانش نتیجه طبقه بندی دانش سازمانی از یک یا چند بُعد مختلف است. این ساختار نشان دهنده‌ی ساختار کلی مدیریت سازمانی و اطلاعات مرتبط با آن است.
گلازر (۱۹۹۸) از ساختار دانشی تحت عنوان آگاهی غیرنمادین (دانش متا) یاد می‌کند که به معنی دانش درباره دانش است.
دانش متا یعنی اطلاعاتی درباره ترکیب بندی دانش سازمانی و ساختار ذخیره سازی آن است. دانش متا سرمایه‌های علمی را در اختیار مردم قرار می‌دهد. البته دانش فنی، پنهان و آشکار باید مرتبط با ساختار دانش باشد. مثلا دسترسی یا انتقال دانش فنی یا مخفی بدون کمک گرفتن از افراد متخصص در این زمینه کار بسیار مشکلی خواهد بود. برای حل چنین مشکلاتی، نقشه کارشناسی، منابع دانش را نشان می‌دهد. ابعاد طبقه بندی، با بررسی نتایج آنالیز ملزومات دانش و راهبردهای مدیریت دانش تعیین می‌شود. مثلا، حدود اداری را می‌توان به عنوان معیاری برای طبقه بندی دانش در نظر گرفت البته اگر که ساختار سازمانی بسیار مستحکم باشد.
همزمان، دانش هر دپارتمان را می‌توان به از لحاظ فنی، مخفی یا آشکار دسته بندی کرد؛ این مثالی از ادغام ابعاد مختلف طبقه بندی دانش است. بعد از انتخاب ابعاد مورد نظر، می‌توان شروع به طبقه بندی دانش براساس این ابعاد کرد.
طراحی ساختار دانش
ساختار دانش را می‌توان از طریق ارزیابی الگوهای استفاده از دانش و تغییرات صورت گرفته در سازمان به روز رسانی و جدید کرد.
“ساختار فرآیند مدیریت دانش” تعیین کننده فرآیندهای مختلف درگیر در چرخه دانش است، از ابتدا تا انتها.
به طور خلاصه فرآیندهای مدیریت دانش را می‌توان این طور بیان کرد: ایجاد/مالکیت، ثبت/ذخیره، تقسیم سازی/استفاده، و به روز رسانی/پایان. بعد از ایجاد چهارچوبی برای فرآیندهای مدیریت دانش، فعالیت‌های جزئی و ارتباط درون فرآیندی آن‌ها معین می‌شود.
این اعمال درواقع همان ساخت مدلِ فرآیندی از مدیریت دانش است. جزئیات هر فرآیند تطابق زیادی با دانشی که هدف ساختار دانش محسوب می‌شود دارد.
ساختار فرآیند مدیریت دانش بازتاب دهنده‌ی سیاست‌ها، قوانین و روش‌ها و تمامی اهداف ایجاد و توسعه مدیریت دانش یک سازمان می‌باشد.
